مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی

آیا از مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی توسط ادارات و سازمان ها اطلاع دارید؟

با ما در نتورک 118 همراه باشید تا در این مطلب با شما مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی را در میان بگذاریم.

مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی برای مجموعه های مختلف

سیستم ضبط مکالمات تلفنی یکی از مهم ترین بخش های مراکز تماس به حساب می آید.

دقیقا مانند سایر بخش ها دارای حساسیت ها و شرایط بخصوصی است.

امروزه همه مجموعه هایی که دارای مرکز تماس هستند به طور قطع نیازمند  استفاده از سیستم ضبط مکالمات تلفنی هستند.

شاید در راحتترین حالت ممکن، این موضوع که دیگر بابت فراموش کردن موضوعات صحبت شده در تماس های تلفنی نگرانی نخواهید داشت برایتان ارزشمند باشد. اما شما می توانید با ادامه این کار در افزایش کیفیت مکالمات انجام گرفته، جلوگیری از بروز سو تفاهمات، امکان استناد به صوت های ضبط شده و یا ارزیابی عملکرد هر کدام از پرسنل می تواند گزینه های قابل قبولی  برای استفاده از سیستم ضبط مکالمات تلفنی باشد.

مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی

گوش دادن بصورت آنلاین و لحظه ای به مکالمات اپراتورها

شما می توانید با انتخاب داخلی اپراتور مد نظر و به صورت آنلاین تمامی صحبت های میان مشتری و اپراتور را مورد شنود قرار داده و هنگانی که ایرادی به صحبت های اپراتور وارد بود، اقدامات و توصیه های لازم در جهت اصلاح موارد را انجام دهید.

بالا بردن کیفیت مکالمات میان مشتریان مجموعه و اپراتورها

شاید ضبط مکالمات تلفنی توسط مجموعه ها به ظاهر امری ساده به نظر برسد اما نقش بسیار مهمی در جلوگیری از بروز برخوردهای خلاف عرف ایجاد می کند و تماس گیرنده خواهد فهمید در صورت بروز هر نوع مشکلی، ابتدا تماس ایشان با مجموعه بررسی خواهد شد و سپس تصمیم گیری صورت می پذیرد.

امکان دسترسی به بایگانی فایل های صوتی

مجموعه ها از جمله سازمان ها، شرکت ها و ادارات به دلایل بسیار زیادی نظیر؛ پیگیری سفارشات، عملکرد رفتاری مشتریان، کم کاری یا فراموشی در انجام درخواست ها و… به بایگانی فایل های صوتی مشتریان نیاز دارند. به همیت علت، دسترسی به آرشیو اطلاعات براساس دسته بندی های مختلف مثل شماره تماس مخاطب، زمان، اپراتور و… می تواند بسیار کمک کننده باشد.

عدم نگرانی از فراموشی اطلاعات تماس

فراموشی محتوای تماس امری کاملا طبیعی است، اما در صورتی که از سیستم ضبط مکالمات تلفنی برای کسب و کارهایتان استفاده کنید، دیگر نگران این مسائله نخواهید بود  که اطلاعات تماس را از دست خواهید داد.

نگرانی نداشتن برای عدم حضور اپراتور

در صورتی که اپراتور به هر علت نتواند پاسخگوی مخاطبین باشد، سیستم منشی تلفنی (IVR) به کمک ضبط مکالمات تلفنی این قابلیت را به شما می دهد تا از مشتری ها درخواست کنید با شماره گیری عددی مشخص، پیام صوتی ارسال کند.

اپراتور در زمان دسترسی به‌سیستم میتواند همه محتوای ضبط‌شده را بررسی و با‌توجه به آن اقدامات لازم را انجام دهد.

 

مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی

مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی

 

ارزیابی عملکرد اپراتورها

مدیران بخش مراکز تلفن، میتوانند با بررسی عملکرد اپراتورها بوسیله فایل های صوتی مکالمات، به ارزیابی عملکرد کارکنان شان بپردازند.

اطلاعات دقیق تماس های ورودی و خروجی

درجایی که سیستم ضبط مکالمات وجود دارد، علاوه بر دسترسی به فایل‌های صوتی، سایر جزئیات ازجمله اطلاعات تماس هم قابل دسترسی خواهد بود.

آموزش دادن به پرسنل و افزایش سود مجموعه ها

در مجموعه های موفق که با ارزیابی عملکرد پرسنل، نمونه فایل صوتی اپراتوری که بهترین مکالمه را داشته و می توان به عنوان الگویی مناسب برای سایرکارکنان باشد و به همین خاطر میتوان موجب رشد و پیشرفت سایرین شد.

پیشرفت پرسنل می تواند میزان سودآوری سازمان را به طرز چشمگیری افزایش دهد.

کاهش هزینه ها

اگر از سیستم ضبط مکالمات تلفنی استفاده شود، اپراتورها و یا سایر کارمندان مجموعه با دانستن این موضوع که تماس ها مورد بررسی و شنود قرار خواهند گرفت، از دادن اطلاعات غیر ضروری به مشتریان شرکت خودداری خواهند کرد.

این موضوع در طولانی مدت می تواند منجر به افزایش بهره وری و کاهش هزینه های مجموعه گردد.

همچنین در مجموعه های کوچکتر افراد از خطوط تلفن سازمان برای تماس های شخصی استفاده نمی کنند.

جدا از صرفه جویی در هزینه ها، باعث آزاد ماندن خطوط تلفن می گردد.

 

مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی

مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی

 

متشکریم که همراه ما در مطلب  مهمترین دلایل ضبط مکالمات تلفنی بودید

خوشحال میشیم نظرخودتون رو راجع به این مطلب در پایین همین پست برامون ارسال کنید